Зуботехнические лаборатории являются довольно специфическим видом деятельности в сфере медицины. Эффективное управление такими учреждениями зависит не только от профессионализма руководителей и персонала. Важным является внедрение программ учета и автоматизации зуботехнической лаборатории для рационального распределения ресурсов, времени и финансов.
Вызовы автоматизации зуботехнической лаборатории
Автоматизация зуботехнической лаборатории имеет под собой большее значение для бизнеса, чем просто его цифровизация. Упрощение работы сотрудников, оптимизация хранения данных и заказов, контроль финансов и операционных процессов — это безусловные преимущества внедрения программного обеспечения. Однако важно также учитывать сопутствующие вызовы:
- • Автоматизация имеет целью объединить и систематизировать имеющиеся инструменты учета и операционных процессов. В частности это касается учета заказов, которые ведутся в блокнотах или Excel, переписки с клиентами через личные мессенджеры и звонки с собственных мобильных, сохранение файлов на компьютере или флешке. Такой подход кажется привычным, но есть риск потери информации, путаницы, неудобства совместного доступа и отсутствия корректного разграничения рабочего пространства от личного.
- • Автоматизация рабочих процессов в зуботехнической лаборатории должна создавать удобную среду для быстрого доступа работников к нужной информации. Это означает постоянный доступ к системе с любого устройства и в любое время. Таким образом, специалистам нужен только интернет для просмотра данных, быстрого реагирования на изменения и запросы, а клиенты получают лучший сервис без задержек.
- • Важной задачей также является оптимизация работы с заказами. Эффективная программа для автоматизации должна обеспечивать отслеживание всех этапов: от получения заказа от клиента до его доставки. Это означает контроль каждого шага с привлечением необходимых специалистов, отслеживание выполнения, корректировок, коммуникации с заказчиком во избежание задержек, путаницы или пропусков.
- • Улучшение коммуникации с врачами имеет заметное положительное влияние на работу лаборатории. Поэтому в программах для автоматизации должны быть инструменты для оперативного обмена данными и их сохранения. Это могут быть чаты или поля для заметок и комментариев.
- • Программы для автоматизации учета финансов полезны для любого бизнеса, и зуботехнические лаборатории – не исключение. Система, которая автоматически подсчитывает зарплату, стоимость заказов и услуг, скидки, создает чеки и счета, обеспечивает быструю и четкую работу со средствами и отчетностью.
- • Владельцы и менеджеры лаборатории должны всегда быть в курсе текущего состояния бизнеса. Ручное создание отчетов и анализ показателей – долгий процесс, в котором всегда есть риск ошибок из-за человеческого фактора., в то время как автоматизированные аналитические инструменты обеспечивают доступ к этим данным в реальном времени в любой момент. Это помогает оценивать производительность и загрузку работников, рентабельность бизнеса и популярность услуг для корректировки бизнес-стратегии и улучшения прибыльности бизнеса.
Таким образом, эффективная автоматизация лаборатории должна решать не только отдельные проблемы, а создавать единую цифровую экосистему, которая покрывает все ключевые потребности современной зуботехнической команды.
Как выбрать программу для автоматизации зуботехнической лаборатории
Решение внедрить систему учета для лаборатории, безусловно, верное. Однако после его принятия важно также выбрать программное обеспечение, которое будет решать задачи именно этого бизнеса. Многие универсальные программы для работы с клиентами и заказами могут упростить рутинные рабочие процессы, но их функционала может не хватать. Например, для зуботехнической лаборатории важно иметь зубную карту для визуализации текущего состояния челюсти. Такая особенность обычно доступна в программах для стоматологов, но возможности такого софта направлены именно на лечение, а не на изготовление имплантов.
Специализированного программного обеспечения для зуботехнических лабораторий не так много, а имеющееся либо рассчитано на европейский или американский рынок, либо работает именно с процессом моделирования. Оптимальным решением является Dental Space One — удобная современная украинская программа, которая заслуживает внимания из-за продуманного узкоспециализированного функционала.
Dental Space One — эффективное решение для автоматизации зуботехнической лаборатории
Dental Space One – это современная облачная система, помогающая зуботехническим лабораториям автоматизировать ключевые рабочие процессы. Она позволяет стоматологам, администраторам и техникам легко управлять заказами, коммуникацией и финансами в едином интерфейсе.
Основные возможности Dental Space One
- 1. Для каждой клиники создается собственный сайт с персональным доменом с доступом ко всей информации.
- 2. Клиенты и сотрудники могут создавать заказы онлайн. Каждый пользователь имеет собственный кабинет с соответствующим уровнем доступа.
- 3. К каждому заказу можно добавлять файлы любого формата. Эти материалы хранятся в надежном облачном хранилище, что обеспечивает удобный доступ со всех устройств.
- 4. У каждого заказа есть собственный чат, где все участники могут обсуждать детали работы. Все сообщения хранятся в одном месте, что обеспечивает прозрачность и эффективность коммуникации.
- 5. Доступ к заказу возможен 24/7 из любой точки. Вы можете открыть ноутбук или приложение на телефоне и просматривать данные заказа, отвечать на сообщения или обновлять статус работы.
- 6. При создании заказа клиент и врач сразу видят его стоимость. Система автоматически формирует инвойс, что делает расчеты быстрыми и прозрачными.
- 7. После создания заказа система автоматически разбивает его на отдельные задачи и назначает ответственных техников.
- 8. Когда техник завершает свою задачу, он отмечает ее выполнение, и система автоматически передает работу следующему исполнителю.
- 9. После выполнения задачи система мгновенно начисляет технику зарплату, что значительно упрощает финансовый контроль и минимизирует человеческие ошибки.
- 10. Система автоматически формирует подробные отчеты по производительности техников, выполненных заказов и финансовых потоков.
- 11. Каждый пользователь может установить приложение на телефон и быть в курсе всех изменений в реальном времени.
Удобство создания заказа
При создании заказа стоматолог указывает все необходимые данные и детали. В них входят: ФИО пациента, дата следующего визита, цвет и материал реставрации, нужная система имплантов, тип оттиска, распределение работы в зубной формуле (примечания о прошлых лечениях, мостики, имеющиеся импланты, текущие участки работы и т.д.), нужные услуги, дополнительные требования. При оформлении и выборе нужных услуг заказчик сразу видит окончательную стоимость. Это очень удобно и позволяет избежать возможных ошибок или недоразумений, а прозрачность расчета положительно влияет на клиентский опыт.
Вывод
Внедрение системы автоматизации зуботехнической лаборатории – решение, которое поможет вывести бизнес на качественно новый уровень. Это придаст системности и организованности рабочему процессу, снизит нагрузку на сотрудников и уменьшит вероятность ошибок в работе. Использование качественного программного обеспечения предоставит все эти преимущества в удобном интерфейсе с доступом с любого места и устройства.
Dental Space One – это инновационный инструмент для современных зуботехнических лабораторий, который автоматизирует ключевые процессы, повышает производительность и облегчает управление финансами. Это приложение оптимизирует рабочие процессы, позволяет увеличить прибыль и помогает улучшить качество обслуживания. Используя Dental Space One, лаборатории могут сосредоточиться на главном – создании качественных зуботехнических изделий, в то время, как учет и рутина выполняются надежной программой автоматически.
