Системы электронного документооборота

Система электронного документооборота: что это и зачем нужна

Системы электронного документооборота (СЭДО) — это специализированное программное обеспечение для быстрого обмена электронными документами, наложения цифровой подписи и хранения их в облачном архиве. Эти системы необходимы предпринимателям любого масштаба и отрасли для ведения документации согласно требованиям украинского законодательства. Особенно полезны системы электронного документооборота в органах местного самоуправления, для бухгалтеров, юристов, HR-специалистов и владельцев бизнеса.

Основные функции системы электронного документооборота

Программы электронного документооборота предлагают довольно узконаправленный функционал. Главная задача таких систем – обмен документами. Это включает как внешние (договоры, акты, счета на оплату, отчеты, протоколы, соглашения), так и внутренние документы (приказы, уставы, заявления, положения, инструкции, служебные записки). Для этого имеется возможность импортирования файла с компьютера или телефона, а также создание шаблонов или использование готовых шаблонов, предложенных программой документооборота, для быстрого формирования типовых документов. Для верификации документов контрагентами присутствует возможность наложения цифровой подписи через Дія, КЭП (ЭЦП), SmartID или файловую электронную подпись. Некоторые системы документооборота предлагают создание цифровой подписи для тех, кто ее еще не имеет. Системы управления документами часто имеют возможность отправлять файлы просто и быстро. Вместо загрузки – сразу прикрепление его к электронному письму, сообщение в мессенджере или отправка прямой ссылки или QR-кода. Чаще всего доступны массовые действия для пакетной отправки или подписи, что значительно снижает затраты времени на работу с большим количеством документов. Таким образом, основные функции системы электронного документооборота: создание, подписание, отправка и сохранение отдельных документов или пакетов.

Для организации и хранения документов системы автоматизации документооборота предлагают цифровые архивы. Чаще всего в них доступен быстрый поиск, разделение документов на категории или по папкам, статусы, настройка фильтров и режимов отображения.

В системах электронного документооборота также часто доступна подача электронной отчетности в различные государственные органы: Государственной налоговой службы, Государственной фискальной службы, Пенсионного фонда, Государственной казначейской службы и т.д.

Основные требования к системе электронного документооборота — безопасность данных и постоянный доступ. Большинство программ гарантируют безопасный доступ, повышенную защиту данных, надежные серверы, проверку документов на вирусы, проверку легитимности подписей и контроль доступа пользователей к конкретным данным или полностью автономное пользование системой для каждого пользователя. Большинство имеющихся программ предлагают облачный документооборот, поэтому доступны в любое время с разных устройств.

Значительная часть программ для электронного документооборота предлагает также дополнительные функции. Например: внутреннее согласование документа всеми сотрудниками, постановка задач и планирование, комментирование документов или сценарии – маршруты, которые автоматизируют процесс согласования и подписания благодаря перенаправлению документов к нужным сотрудникам или контрагентам в правильной последовательности.

Интеграции в системах документооборота

Системы электронного документооборота – это те сервисы, которые обычно не требуют сторонних интеграций, кроме электронной почты или мессенджеров для отправки документов. Однако наоборот, другие программы очень часто нуждаются в интеграции системы электронного документооборота для расширения собственного функционала.

В частности, бухгалтерские программы, программы для производства и ERP системы часто используют автоматизацию документооборота в информационной системе для быстрого подписания внутренних документов или договоров с клиентами и поставщиками.

Системы документооборота также очень важны для программ для образовательных и медицинских учреждений, для финансовых учреждений и для юристов. Пользователи этих программ, в силу особенностей своей сферы деятельности, чаще нуждаются в отправке и подписании документов.

Преимущества использования системы электронного документооборота

Программное обеспечение для управления документами обычно очень простое, но эффективное и полезное. К преимуществам системы электронного документооборота относится:

• заметное ускорение создания, отправки и подписания документов;
• возможность работать с пакетами документов одновременно;
• быстрый и удобный поиск нужного документа;
• создание шаблонов для повторного пользования для типовых документов;
• отсутствие необходимости тратить бумагу и физически встречаться с контрагентом для передачи или подписания документов.

Системы электронного документооборота – это удобные современные инструменты, благодаря которым работа с документами становится удобнее и быстрее. 

Системы электронного документооборота бесплатно или платно: выберите свою

Каталог программного обеспечения для бизнеса MIISOFT насчитывает широкий выбор украинских систем электронного документооборота. На нашем сайте можно найти решение для каждого предприятия, независимо от отрасли и бюджета. Страница каждой программы имеет полезную информацию о данном сервисе документооборота: цена, функционал, преимущества и недостатки, отзывы, что поможет упростить выбор системы документооборота для ваших целей. Имеются и бесплатные системы электронного документооборота и решения с оплатой за количество подписанных документов.