Программы для управления проектами

Программы для управления проектами: что это

Программы для управления проектами – сервисы и приложения, направленные на управление всеми этапами работы команды над проектом. Это включает планирование и контроль всех задач и этапов выполнения, постановку задач, назначение ответственных исполнителей, коммуникацию, отслеживание сроков выполнения проекта, контроль рабочего времени и управление оплатами. Сервис для управления проектами значительно улучшает работу коллектива, позволяет систематизировать всю необходимую информацию по проекту и иметь актуальные данные о прогрессе работы каждого специалиста. Подходит для организации рабочих процессов для команд и компаний разного типа и размера, а также для фрилансеров и проект менеджеров.

Программы для проектного менеджмента: основные функции

Программы для управления проектами предлагают комплексный подход к организации командной работы над проектом. Основным функционалом является отображение текущих проектов, их этапов и статусов, управление участниками команды, контроль данных о проекте и заказчике, обозначение сроков выполнения, отслеживание прогресса, установление политики подсчета стоимости работы и т. д. 

Чаще всего задачи и их этапы отображаются в виде канбан-досок, диаграмм Ганта или таблиц с наглядными отметками и возможностью добавления задач и примечаний. Важно, чтобы информация о деталях проекта, заказчике, дедлайнах, подзадачах и дополнительных сведениях была в быстрой доступности. Это значительно улучшает управление проектами: программа позволяет скоординировать работу команды, оптимизировать планирование и обеспечить равномерную нагрузку благодаря упорядоченности и наглядности данных.

Для улучшения работы команды, кроме постановки задач, сервис управления проектами онлайн может иметь дополнительные функции, такие как внутренняя переписка или интеграция с мессенджерами, загрузка файлов, интеграция с сервисами видеозвонков. Возможны настройки прав доступа и ролей пользователей. Это помогает лучше координировать действия и сокращает время, необходимое на согласование деталей, особенно при удаленной работе или сотрудничестве со специалистами из других городов.

Часто программы для проектного менеджмента имеют элементы CRM системы для учета клиентов. Это помогает хранить контактные данные заказчиков, отслеживать историю работы над прошлыми проектами, вести учет их оплат и настраивать воронки преобразования лида в клиента.

Работа с финансами в сервисе управления проектами заключается в контроле оплаты каждого проекта, распределении вознаграждения между всеми специалистами, планировании и формировании структуры доходов. Это может включать также учет доходов (оплата за проект) и расходов (оплата командных подписок на сервисы, найм дополнительных специалистов и т. д.). Начисление оплаты труда возможно по ставке, определенной одноразовой стоимостью или почасово. 

Некоторое ПО для управления проектами включает встроенную или интегрированную программу учета времени по проектам и производительности работников. Отслеживание времени и производительности может осуществляться различными способами. Это может быть таймер с ручной активацией, софт для отслеживания активности, программы для автоматических скриншотов в случайное время и т. д. Это помогает проверять дисциплину на рабочем месте, отсутствие отвлекающих факторов, контролировать время начала работы и продолжительность перерывов, а также оценивать загруженность специалистов.

Обычно программа для управления проектами работает в облаке и доступна с любого устройства. Некоторые разработчики предлагают также мобильное приложение для управления командой. Но в некоторых случаях, например для софта, который делает скриншоты для контроля рабочего процесса, может понадобиться загрузить программу на рабочий компьютер.

Для эффективного управления проектами, софт также создает отчетность, может иметь встроенные KPI и функции оценки. Аналитические данные о рабочем времени команды и отдельного сотрудника, доходах, выполненных проектах и других показателях позволяют оценить эффективность работы и скорректировать стратегию для увеличения производительности.

Сервис управления проектами онлайн: интеграции

Программы управления проектами могут иметь интеграции с CRM системами или собственный встроенный функционал для хранения клиентской базы с информацией о заказчиках и историей выполненных для них проектов. 

Для удобного хранения и обмена файлами такие программы часто имеют подключение к Google Disk или другим облачным хранилищам. Интеграция с календарем также может быть необходима для добавления дедлайнов, встреч, звонков или других событий. Коммуникация внутри команды является важным элементом для программы для управления проектами и задачами. Она может быть выражена не только встроенными внутренними чатами, но и интегрирована благодаря привязке мессенджеров.

Возможны также интеграции с виртуальными АТС или сервисами рассылок для удобства информирования клиентов и улучшения коммуникации.

Интеграции с сервисами для приема платежей и банками позволяют упростить процесс оплаты и получения соответствующих документов о движении средств. Для обмена документами и наложения цифровых подписей возможны интеграции с сервисами электронного документооборота, что является эффективным решением для корректной работы с сотрудниками и клиентами.

Софт для управления проектами: преимущества

Использование софта для управления проектами повышает эффективность команды и контроль над ее работой благодаря ряду преимуществ:

• оптимизация командной работы над проектами;
• систематизация задач и всех данных о проекте;
• прозрачность процесса работы и уменьшение ошибок или потери важной информации;
• наглядность прогресса и сроков выполнения;
• отслеживание затраченного рабочего времени и оплаты труда;
• контроль финансовых потоков;
• получение статистических данных для оценки эффективности команды;
• концентрация на рабочем процессе без отрыва на поиск нужных данных или задач.

Платные и бесплатные программы для управления проектами

В каталоге miisoft доступны различные варианты сервисов для управления проектами бесплатно с ограничениями и программы с более расширенным функционалом, поэтому команды любых размеров и с разными потребностями смогут найти оптимальное решение для своих проектов. Благодаря обзорам, оценкам, отзывам и актуальным ценам вы можете найти оптимальное ПО для управления проектами от украинских разработчиков в каталоге MIISOFT.