FossDoc

FossDoc — система электронного документооборота, предназначенная для создания электронного архива документов, организации корпоративного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на предприятиях, в учреждениях и организациях любого рода деятельности и масштаба.

Система позволяет автоматизировать значительную часть задач современного делопроизводства благодаря оптимизации работы с карточками документов и их редактированием, созданием поручений («бегунков»), организации документов по папкам, ведению учета бумажных оригиналов документов, контролю работы сотрудников, подготовки резолюций, использования ЭЦП и обычной подписи, создания отчетности и тому подобное.

FossDoc можно настроить в соответствии с потребностями вашей организации благодаря модульной структуре. Основной модуль и хранилище являются обязательными составляющими и необходимы для создания собственных решений, типов документов, изменения и добавления полей в документ и хранения документов, поручений и справочников. Опционально можно добавить следующие модули: Резолюции (подготовка резолюций к документам, присоединение к ним файлов, назначение исполнителей, создание задач и последовательности их выполнения, запуск маршрута выполнения и т.д.), Проекты документов (создание проекта документов, согласование, поддержка версионности, подпись проекта, регистрация документа на базе проекта и др. ), Периодические задачи (напоминание о разовых или регулярных событиях, таких как совещания, дни рождения, подписание документа, отправка письма и т.д., Служебные записки (создание, регистрация, отправка по маршруту, регистрация, наложение резолюции и другие действия со служебными записками), Журнал (фиксирование факта передачи бумажных оригиналов или копий документов сотрудникам-пользователям и списание бумажных документов в дело), Контроль (отображение контрольных документов с отметками в списке, перемещение контрольных поручений в отдельную папку, печать контрольных карт), Обращение граждан (обработка обращений, ответ на письма граждан, проверка прошлых обращений от заявителя). Дополнительные функции включают работу ЭЦП, работу с системой в Web-браузере, шлюз с почтой НБУ, интернет-почту, автоматизацию работы помощников работников, добавление вычислительных полей с выполнением арифметических операций, уведомления об изменении статусов документов, видео-конференции и многое другое. Расширение возможностей администратора осуществляется благодаря сохранению изменений в документах, ведению статистики, протоколированию всех действий над объектами системы и выгрузке документов из базы данных во внешние файлы на архивный сервер.

Стоимость облачного решения состоит из трех составляющих: количество пользователей, количество объектов в базе (документы, почтовые письма, вложения и т.д.) и размер базы данных. Для 1-2 пользователей первый пункт стоит 10 долларов в месяц, от 3 и более +5 долларов за каждого дополнительного пользователя. До 100 тысяч объектов в базе является базовым бесплатным количеством, далее от 100 до 200 тысяч — плюс 10 долларов ежемесячно. База данных на 20 Гб доступна бесплатно, до 30 ГБ — это 10 долларов. Таким образом, минимальная возможная месячная плата составляет 10 долларов (ориентировочно 410 грн). Также возможно приобретение лицензии, цена которой зависит от выбранных модулей. Минимальная вариация стоит 590 долларов, что включает платформу, хранилище, провайдера базы данных MySQL и 1 место на сервере. Стоимость остальных модулей начинается от 100 долларов, стоимость нужной конфигурации можно рассчитать в калькуляторе на сайте разработчика. Демонстрационную систему на 5 рабочих мест без ограничений функционала и без предварительной регистрации можно скачать там же. Пробные лицензии предоставляются на полгода.