Системи електронного документообігу

Система електронного документообігу: що це та навіщо потрібна

Системи електронного документообігу (СЕДО) – це спеціалізоване програмне забезпечення для швидкого обміну електронними документами, накладення цифрового підпису та зберігання їх у хмарному архіві. Ці системи необхідні підприємцям будь-якого масштабу та галузі для ведення документації згідно з вимогами українського законодавства. Особливо корисними є системи електронного документообігу в органах місцевого самоврядування, для бухгалтерів, юристів, HR-спеціалістів та власників бізнесу.

Основні функції системи електронного документообігу

Програми електронного документообігу пропонують доволі вузькоспрямований функціонал. Головна задача таких систем – обмін документами. Це включає як зовнішні (договори, акти, рахунки на оплату, звіти, протоколи, угоди), так і внутрішні документи (накази, статути, заяви, положення, інструкції, службові записки). Для цього наявна можливість імпортування файлу з комп’ютера або телефона, а також створення шаблонів або використання готових шаблонів, запропонованих програмою документообігу, для швидкого формування типових документів. Для верифікації документів контрагентами присутня можливість накладення цифрового підпису через Дія, КЕП (ЕЦП), SmartID або файловий електронний підпис. Деякі системи документообігу пропонують створення цифрового підпису для тих, хто його ще не має. Системи управління документами часто мають можливість надсилати файли просто та швидко. Замість звантаження – одразу прикріплення його до електронного листа, повідомлення у месенджері або надсилання прямого посилання чи QR-коду. Найчастіше доступні масові дії для пакетного відправлення чи підпису, що значно знижує витрати часу на роботу з великою кількістю документів. Таким чином, основні функції системи електронного документообігу: створення, підписання, відправлення та збереження окремих документів чи пакетів.

Для організації та зберігання документів системи автоматизації документообігу пропонують цифрові архіви. Найчастіше у них доступний швидкий пошук, розділення документів на категорії чи по папкам, статуси, налаштування фільтрів та режимів відображення.

У системах електронного документообігу також часто доступне подання електронної звітності до різних державних органів: Державної податкової служби, Державної фіскальної служби, Пенсійного фонду, Державної казначейської служби тощо.

Основні вимоги до системи електронного документообігу – безпека даних та постійний доступ. Більшість програм гарантують безпечний доступ, підвищений захист даних, надійні сервери, перевірку документів на віруси, перевірку легітимності підписів та контроль доступу користувачів до конкретних даних або повністю автономне користування системою для кожного користувача. Більшість наявних програм пропонують хмарний документообіг, тому доступні у будь-який час з різних пристроїв.

Значна частина програм для електронного документообігу пропонує також додаткові функції. Наприклад: внутрішнє погодження документа усіма співробітниками, постановка задач та планування, коментування документів або сценарії – маршрути, які автоматизують процес погодження та підписання завдяки перенаправленню документів до потрібних співробітників або контрагентів у правильній послідовності.

Інтеграції у системах документообігу

Системи електронного документообігу – це ті сервіси, які зазвичай не потребують сторонніх інтеграцій, окрім електронної пошти чи месенджерів для надсилання документів. Проте навпаки, інші програми дуже часто потребують інтеграції системи електронного документообігу для розширення власного функціоналу.

Зокрема, бухгалтерські програми, програми для виробництва та ERP системи часто використовують автоматизацію документообігу в інформаційній системі для швидкого підписання внутрішніх документів чи договорів із клієнтами та постачальниками.

Системи документообігу також дуже важливі для програм для освітніх та медичних закладів, для фінансових установ та для юристів. Користувачі цих програм, через особливості своєї сфери діяльності, частіше потребують надсилання та підписання документів.

Переваги використання системи електронного документообігу

Програмне забезпечення для управління документами зазвичай дуже просте, але ефективне та корисне. До переваг системи електронного документообігу належить:

• помітне пришвидшення створення, надсилання та підписання документів;
• можливість працювати з пакетами документів одночасно;
• швидкий та зручний пошук потрібного документа;
• створення шаблонів для повторного користування для типових документів;
• відсутність потреби витрачати папір та фізично зустрічатися з контрагентом для передачі чи підписання документів.

Системи електронного документообігу – це зручні сучасні інструменти, завдяки яким робота з документами стає зручнішою та швидшою. 

Системи електронного документообігу безкоштовно чи платно: оберіть свою

Каталог програмного забезпечення для бізнесу MIISOFT налічує широкий вибір українських систем електронного документообігу. На нашому сайті можна знайти рішення для кожного підприємства, незалежно від галузі та бюджету. Сторінка кожного програми має корисну інформацію про даний сервіс документообігу: ціна, функціонал, переваги та недоліки, відгуки, що допоможе спростити вибір системи документообігу для ваших цілей. Наявні й безкоштовні системи електронного документообігу та рішення з оплатою за кількість підписаних документів.