Програми для управління проектами

Програми для управління проектами: що це

Програми для управління проектами – сервіси та додатки, спрямовані на керування усіма етапами роботи команди над проєктом. Це включає планування та контроль усіх завдань та етапів виконання, постановку задач, призначення відповідальних виконавців, комунікацію, відстежування термінів виконання проєкту контроль робочого часу та управління оплатами. Сервіс для управління проектами значно покращує роботу колективу, надає змогу систематизувати всю потрібну інформацію щодо проєкту та мати актуальні дані щодо прогресу роботи кожного фахівця. Підходить для організації робочих процесів для команд та компаній різного типу та розміру, а також для фрилансерів та проджект менеджерів.

Програми для проектного менеджменту: основні функції

Програми для управління проектами пропонують комплексний підхід до організації командної роботи над проєктом. Основним функціоналом є відображення поточних проєктів, їх етапів та статусів, керування учасниками команди, контроль даних про проєкт та замовника, позначення термінів виконання, відстежування прогресу, встановлення політики підрахунку вартості роботи тощо. 

Частіше за все задачі та їх етапи відображені у вигляді канбан-дошок, діаграм Ганта або таблиць із наочними позначками та можливістю додавання завдань та приміток. Важливо, щоб інформація про деталі проєкту, замовника, дедлайни, підзадачі та додаткові відомості була у швидкій доступності. Це значно покращує управління проектами: програма дозволяє скоординувати роботу команди, оптимізувати планування та забезпечити рівномірне навантаження завдяки упорядкованості та наочності даних.

Для покращення роботи команди, окрім постановки задач, сервіс управління проектами онлайн може мати додаткові функції, як-от внутрішнє листування або інтеграції з месенджерами, завантаження файлів, інтеграція із сервісами відеодзвінків. Можливі налаштування прав доступу та ролей користувачів. Це допомагає краще координувати дії та зменшує час, необхідний на узгодження деталей, особливо за умови віддаленої роботи або співпраці зі спеціалістами з інших міст.

Часто програми для проектного менеджменту мають елементи CRM системи для обліку клієнтів. Це допомагає зберігати контактні дані замовників, відстежувати історію роботи над минулими проєктами, вести облік їх оплат та налаштовувати воронки перетворення ліда на клієнта.

Робота з фінансами у сервісі управління проєктами полягає у контролі оплати кожного проєкту, розподіленні винагороди між усіма спеціалістами, плануванні та формуванні структури доходів. Це може включати також облік прибутків (оплату за проєкт), та видатків (оплата командних підписок на сервіси, наймання додаткових спеціалістів тощо). Нарахування оплати праці можливо за ставкою, визначеною одноразовою вартістю або погодинно. 

Деяке ПЗ для управління проєктами включає вбудовану або інтегровану програму обліку часу за проектами та продуктивності працівників. Відстежування часу та продуктивності може здійснюватися різними способами. Це може бути таймер із ручною активацією, софт для відстеження активності, програми для автоматичних скріншотів у випадковий час тощо. Це допомагає перевіряти дисципліну на робочому місці, відсутність відволікань, контролювати час початку роботи та тривалість перерв та оцінювати завантаженість спеціалістів.

Зазвичай програма для управління проектами працює у хмарі та доступна з будь-якого пристрою. Деякі розробники пропонують також мобільний додаток для управління командою. Але у деяких випадках, наприклад для софту, який робить скріншоти для контролю робочого процесу, може знадобитися завантажити програму на робочий комп’ютер.

Для ефективного управління проектами, софт також створює звітність, може мати вбудовані KPI та функції оцінювання. Аналітичні дані щодо робочого часу команди та окремого працівника, прибутків, виконаних проєктів та інших показників дозволяють оцінити ефективність роботи та скоригувати стратегію для збільшення продуктивності.

Сервіс управління проектами онлайн: інтеграції

Програми управління проектами можуть мати інтеграції із CRM системами або власний вбудований функціонал для збереження клієнтської бази з інформацією про замовників та історією виконаних для них проєктів. 

Для зручного зберігання та обміну файлами такі програми часто мають підключення до Google Disk або інших хмарних сховищ. Інтеграція з календарем також може бути потрібна для додавання дедлайнів, зустрічей, дзвінків або інших подій. Комунікація всередині команди є важливим елементом для програми для управління проектами та завданнями. Вона може бути виражена не лише вбудованими внутрішніми чатами, а й інтегрована завдяки прив’язці месенджерів.

Можливі також інтеграції з віртуальними АТС або сервісами розсилок для зручності інформування клієнтів та покращення комунікації.

Інтеграції з сервісами для приймання платежів та банками дозволяють спростити процес оплати та отримання відповідних документів про рух коштів. Для обміну документами та накладення цифрових підписів можливі інтеграції з сервісами електронного документообігу, що є ефективним рішенням для коректної роботи зі співробітниками та клієнтами.

Софт для управління проектами: переваги

Використання софту для управління проектами підвищує ефективність команди та контроль над її роботою завдяки ряду переваг:

• оптимізація командної роботи над проєктами;
• систематизація завдань та усіх даних про проєкт;
• прозорість процесу роботи та зменшення помилок або втрати важливої інформації;
• наочність прогресу та термінів виконання;
• відстежування затраченого робочого часу та оплати праці;
• контроль фінансових потоків;
• отримання статистичних даних для оцінки ефективності команди;
• концентрація на робочому процесі без відривання на пошук потрібних даних або завдань.

Платні та безкоштовні програми для управління проектами

У каталозі miisoft доступні різноманітні варіанти сервісів для управління проєктами безкоштовно з обмеженнями та програми із більш розширеним функціоналом, тож команди будь-яких розмірів та із різними потребами зможуть знайти оптимальне рішення для своїх проєктів. Завдяки оглядам, оцінкам, відгукам та актуальним цінам ви можете знайти оптимальне ПЗ для управління проєктами від українських розробників у каталозі MIISOFT.