ERP системы

Что такое ERP система и зачем она нужна

ERP система – это программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов предприятия с акцентом на бухгалтерском, производственном и кадровом учете. Объяснение заложено в название ERP: расшифровка означает Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия. Под этими ресурсами подразумеваются человеческие ресурсы, сырье, изделия и финансы. Совместный контроль этих аспектов особенно важен для эффективного ведения бизнеса, поскольку все они тесно связаны между собой.

ERP программа может иметь отраслевое направление. Наиболее распространенными являются: 

• ERP система для производства; 
• ERP система для агросектора; 
• ERP система для строительства; 
• ERP система для торговли; 
• ERP система для IT-услуг и тому подобное.

ERP-системы собирают данные из разных отделов в общую базу для использования руководителями и менеджерами. Они помогают распределять финансовые и кадровые ресурсы с наибольшей эффективностью, отслеживать состояние бизнеса, контролировать расходы и доходы и строить правильные стратегии для развития компании.

Функции и составляющие ERP системы

Основной функционал, который имеет каждая ERP-система, – это учет основных административных и операционных аспектов ведения деятельности предприятия. Это включает учет финансов, бухгалтерии, производства, склада, кадров, закупок, продаж, поставщиков и клиентов.

ERP система для малого бизнеса и крупных предприятий имеет возможность ведения финансового учета. Это означает полноценный контроль движения средств: прибыль от продаж, долги и расходы (расчеты с поставщиками, оплата труда, коммунальные платежи, обслуживание оборудования, операционные расходы). Часто доступна мультивалютность и дополнительные возможности, такие как планирование и календари платежей.

Учет производства включает работу с технологическими картами и маршрутами, контролем наличия материалов, планированием серийного или индивидуального производства, расчет потребности в сырье, учет затраченного времени и ресурсов и формирование соответствующих документов и отчетов.

ERP платформа обычно имеет учет склада. Его функционал включает автоматизацию оприходования и списания материалов или изделий при их получении от поставщика, использовании или продаже. Доступен учет по названиям, категориям, партиям, сериям, дате изготовления или срокам годности и т.д. ERP система для производства имеет возможность не только поштучного учета, но и в граммах или килограммах или других единицах измерения. Часто есть возможность установить минимальное значение остатков, при которых система оповестит о необходимости сделать заказ поставщику и рассчитает нужное количество материалов для закупки.

Работа с кадрами в ERP для производства и других отраслей означает контроль рабочего графика, выполненной работы или фактически отработанного времени. На основе этих данных можно автоматизировать подсчет и выплату зарплаты с учетом больничных, отпускных, премий или штрафов. Часто возможна постановка задач и переписка для улучшения взаимодействия внутри коллектива.

Для работы с поставщиками и клиентами ERP системы предлагают сохранение информации о взаимодействии с каждым контрагентом и документов о расчетах. Некоторые системы позволяют интегрировать данные от поставщиков для расчета стоимости закупки или себестоимости товара или изделия.

ERP-системы также помогают вести учет продаж и заказов. Это включает полный путь товара или услуги: прием заказа, обработка (изготовление), прием оплаты, отправка заказа к клиенту. Вся необходимая документация формируется внутри системы, данные о статусе заказа отображаются в дашборде или карточке заказа, а проданные товары вычитаются со склада. Таким образом сразу несколько составляющих ERP системы задействованы в комплексе для автоматизации продаж.

Важной для ERP платформы является работа с документами и отчетностью. Поэтому такое программное обеспечение часто имеет модуль бухгалтерии для формирования и сохранения внутренних и внешних документов. А формирование отчетов, в свою очередь, значительно улучшает ведение прозрачной деятельности и уменьшает риск некорректных подсчетов.

ERP системы обязательно имеют возможность создания статистических данных с наглядным отображением. Анализ движения финансов, эффективности работников, популярности товаров, прибыльности, расходов и других показателей является критически важным для оценки работы предприятия и корректировки стратегии ведения деятельности. 

Интеграции в ERP-системах

ERP-системы обычно являются комплексными и учитывают потребности предприятий различных направлений и размеров. Поэтому в их состав часто входят модули, присущие другим программам: учет склада, CRM, бухгалтерия, учет производства и тому подобное. Самая популярная интеграция или модуль — CRM, дополняющий функционал ERP и обеспечивающий улучшение обслуживания клиентов.

Для коммуникации с клиентами часто также внедряют интеграции с виртуальными АТС, службами рассылок и маркетинговыми инструментами различного типа: программы лояльности, сервисы сбора отзывов, сбор всех источников коммуникации в единую систему и тому подобное.

Дополнительные интеграции систем ERP: ecommerce платформы, маркетплейсы, службы доставки, системы электронного документооборота. Часто имеются инструменты для формирования документации и отчетности по различным показателям, отделам, работникам, товарам и т.д.

Преимущества ERP для малого бизнеса и крупных предприятий

Использование ERP-систем способствует эффективному функционированию и развитию бизнеса. Такие программы помогают улучшить рабочие процессы и прибыльность предприятия благодаря ряду преимуществ:

• уменьшение простоев и ошибок, вызванных человеческим фактором, утерянными документами или несоответствием в финансовых показателях;
• снижение административной нагрузки на персонал;
• централизованное управление главными рабочими процессами на предприятии;
• сокращение затрат времени на управленческие задачи;
• автоматизация работы с документами и отчетностью;
•  оптимизация склада благодаря постоянному контролю за остатками и просчету потребностей;
• комплексное улучшение контроля над персоналом и финансами.

Одна комплексная ERP система может заменить несколько меньших сервисов и снизить нагрузку на работников, улучшить уровень обслуживания клиентов и навести порядок в документах и процессах компании.

Лучшие ERP системы в Украине

ERP система – это комплексное решение для любого бизнеса, направленное на развитие и повышение эффективности бизнеса. В каталоге MIISOFT есть широкий выбор как универсальных, так и специализированных программ с адаптацией под конкретные отрасли. Выбирайте лучшие ERP системы в соответствии с потребностями вашего бизнеса среди широкого ассортимента программного обеспечения от украинских разработчиков.