Программы для складского учета

Программа для складского учета (WMS): что это и зачем она нужна

Программа для складского учета – это программное обеспечение, направленное на комплексную автоматизацию ведения учета склада. Функционал таких программных решений предусматривает учет имеющихся товаров, уровня остатков, списаний и поставок, добавление и вычитание позиций в результате операций (покупка, поступление, возврат), проведение инвентаризаций, движение запасов и контроль остатков. Внедрение такого ПО заметно облегчает работу со складом. Использование программы учета склада снижает нагрузку на сотрудников, экономит время, улучшает логистику, позволяет избежать ошибок и предоставляет актуальную информацию об остатках в реальном времени.

Возможности программ для складского учета

Программа для ведения склада имеет довольно специализированный функционал. Но при этом такое ПО является универсальным, поскольку может использоваться бизнесом любого размера и направленности. Базовая возможность такой программы – ведение учета каждой позиции на складе. Это включает детальный контроль всех процессов движения товаров: получение товара от поставщика, перемещение между складами, продажа, бронирование и списание, формирование стоимости и т.д. Для удобства и скорости работы большинство таких программ для складского учета товаров поддерживает работу со сканерами штрих-кодов, поиск товаров по артикулу, названию, коду или другим параметрам. Часто возможен учет нескольких складов и перемещение товаров между ними. Некоторые программные решения также предлагают контроль логистики: планирование маршрутов, маркировка зон хранения, отслеживание местоположения товаров в реальном времени.

Для повышения эффективности контроля остатков программа складского учета также может иметь функцию работы с весовым оборудованием, синхронизацию данных с кассовым аппаратом или соответствующим программным обеспечением, обновление остатков в реальном времени и создание отчетности. Возможен учет по партиям, серийным номерам, штрихкодам. Также встречаются программы с отдельным учетом испорченных, бракованных или утраченных товаров и контролем сроков годности. Некоторые, более продвинутые программы для учета товаров, анализируют движение товара и создают напоминания о предстоящих закупках (с настройкой минимального и максимального уровня остатков), когда товар заканчивается, рассчитывают потребность в определенных товарах на основе прошлых данных, и оценивают рентабельность товаров и групп, определяя позиции, которые больше или меньше интересуют ваших покупателей. Современная программа для управления складом имеет инструменты прогнозирования на основе движения товаров. Это позволяет планировать заказы у поставщиков и корректировать ассортимент в зависимости от интересов покупателей.

На основе данных о прибытии товара и его продаже программа для складского учета также может формировать сопроводительную документацию. Это могут быть накладные, акты, договоры, отчеты, чеки и т.д. Кроме документов, такие программы часто предлагают также генерацию и печать штрих-кодов, QR-кодов, прайс-листов и ценников. Для систем учета склада важно наличие мобильного приложения. Это упрощает процесс работы с кодами, поскольку дает возможность сканировать их через смартфон и оперативно проводить инвентаризацию, проверку и поиск нужного товара. Также во многих программах есть настройка прав доступа для сотрудников. Это популярная функция, но в случае с программами складского учета она имеет особое значение. Это позволяет контролировать доступ персонала к важным данным о товарах, заказах, документах или финансах, тем самым препятствуя возможному мошенничеству со стороны сотрудников.

Еще одной функцией программ учета товаров является формирование отчетов. Это улучшает управленческий учет и позволяет видеть реальную ситуацию на складе, его прибыльность и эффективность работы, спрос на товары и принимать обоснованные решения для развития бизнеса.

Интеграции в программе для учета склада

Программы для складского учета часто предлагают множество интеграций. Их использование позволяет расширить функционал программы и вести учет предприятия в одной системе. Например, интеграция с Новой Почтой, УкрПочтой или другими службами доставки необходима программе для ведения складского учета интернет магазина для автоматического формирования заказа на товар, отправки и формирования соответствующей документации.

CRM и ERP системы обычно имеют встроенные системы учета склада. Это означает прямую связь с другими рабочими процессами: учет расхода материалов на производстве, использование расходных материалов при предоставлении услуг, ведение учета не только поштучно, но и по граммам, миллилитрам, порциям и т.д.

Программа для торговли и складского учета объединяет в себе свойства ПО для продаж и контроля товаров. Это необходимо для точного определения позиций, которые есть в наличии, и их автоматического списания при продаже. Для этого важна синхронизация с актуальными данными склада. Соответственно, также появляется возможность автоматически менять статус на «нет в наличии», «ожидается», «снято с производства» или указывать числовое значение данного товара на складе.

Преимущества использования программ для учета товаров

Складская программа является эффективным инструментом для контроля склада. Преимуществами их использования являются:

• уменьшение ошибок из-за человеческого фактора или нечестности работников.
• получение актуальных данных о наличии и остатках, что означает предотвращение дефицита, простоев или излишков.
• автоматизация и планирование заказов у поставщиков.
• сокращение затрат времени и привлечения работников к проведению инвентаризации.
• проведение переучета без остановки рабочего процесса.
• ускорение процесса поиска товара и обработки заказов.
• анализ спроса на товары для улучшения стратегии ведения деятельности.

Это означает также оптимизацию затрат, улучшение эффективности работы склада и повышение уровня обслуживания.