Програми для запису клієнтів

Програма для запису клієнтів: навіщо вона потрібна

Програма для запису клієнтів – програмне забезпечення для організації та автоматизації роботи із записами та бронюваннями. Такий софт допомагає майстрам та адміністраторам керувати графіком роботи, налаштовувати вільні часові слоти для запису, вести облік клієнтів та їх відвідувань. Оптимізація цього процесу значно спрощує організацію роботи у сфері медичних та освітніх послуг, у фітнес-центрах, салонах краси та інших закладах, де передбачені зустрічі з клієнтами у конкретний час, проведення заходів або бронювання приміщень. Програми для запису клієнтів є зручними не лише для працівників, а й для клієнтів. Останні отримують змогу обирати потрібний час для запису навіть у неробочі години та з меншою ймовірністю забудуть про візит завдяки нагадуванням.

Функції програм для запису клієнтів

Функціонал програм для онлайн запису сфокусований на розкладі роботи закладу або графіку роботі спеціалістів та на роботі з клієнтами. Частіше за все програма запису клієнтів має у собі гнучкий календар із різними варіантами відображення: помісячно, потижнево, для всього закладу чи для конкретного спеціаліста. У такому календарі враховується доступний час, кількість клієнтів, які можуть записатися на один і той самий час (наприклад, на процедуру – один, а на груповий урок – декілька), вільні місця, тривалість відвідування, статуси, перерви тощо. Користування календарем має бути доступне всім сторонам співпраці. Таким чином, менеджери та спеціалісти можуть його редагувати, а клієнти – переглядати наявні варіанти для запису та обирати оптимальні. Для клієнтів можливий функціонал створення власного акаунту. У ньому також можуть відображатися дані про минулі та заплановані візити, акційні пропозиції або інші взаємодії із відповідним закладом.

Найчастіше запис клієнтів відбувається через спеціальний додаток, віджет на сайті, чат-бот, або додається менеджером вручну після спілкування з клієнтом. Це робить процес запису значно комфортнішим, а також дозволяє бронювати візити у будь-який час з будь-якого пристрою.

У програмі для запису клієнтів важливо також ведення бази даних. Збереження контактних даних клієнта дозволяє відстежувати історію візитів, залишати нотатки, мати дані про минулі та майбутні візити, нараховувати бонуси тощо. Залежно від сфери застосування можливо також фіксування додаткових даних, таких як результати медичних обстежень, фотографії та документи. Таке ПЗ також може мати вбудовані інструменти для розсилок із нагадуваннями, що зменшує вірогідність неявки. Програма запису клієнтів часто  є частиною більш комплексної системи обліку, тому що включає облік клієнтів та роботу з персоналізації клієнтського досвіду.

Важливими для програм для запису клієнтів також є аналітичні інструменти. Вони надають статистичні дані, які дозволяють оцінити навантаженість спеціалістів, популярні послуги, зайняті години та простої, прибутки та розходи бізнесу тощо. Отримання таких наочних даних у реальному часі дозволяє коригувати стратегію ведення бізнесу для оптимізації роботи та збільшення ефективності.

Інтеграції у програмах для онлайн запису клієнтів

Для того, щоб програма для запису клієнтів за часом була більш корисною, аніж цифровий блокнот, у ній часто наявні вбудовані або інтегровані додаткові функції. Самі програми можуть інтегруватися із наявним сайтом закладу для синхронізації даних про клієнтів та можливості автоматично додавати записи з сайту до системи.

Сервіс для запису клієнтів онлайн також може мати інтеграції з системами оплати. Це дає можливість зручного розрахунку та звітності, спрощення фінансових операцій та автоматизації процесу оплати або скасування. 

Багато CRM для запису клієнтів мають вбудовані календарі та сповіщення, тобто одразу пропонують не лише програму обліку клієнтів, а й можливість створення записів. Здебільшого такий функціонал вбудований у системи обліку для галузей краси, спорту та медицини.

Основною інтеграцією, яка необхідна сервісу онлайн запису клієнтів, є розсилки. Щоб клієнти не забули про час та дату візиту, їм необхідно надіслати нагадування. Для цього часто використовують сервіси розсилок СМС-повідомлень, електронних листів або повідомлень у месенджерах. Також для нагадувань можуть використовуватися чат-боти або телефонні дзвінки менеджера, які здійснюються завдяки інтеграції з віртуальними АТС.

Переваги використання CRM для запису клієнтів

Використання програми для записів клієнтів має безліч переваг. 

• зменшення плутанини чи помилок та вірогідності дублювання записів.
• зниження навантаження на співробітників та адміністраторів.
• зручність та гнучкість у плануванні робочого часу.
• синхронізація даних про вільний час та записи у реальному часі.
• доступ для онлайн запису клієнтів у будь-який час та у будь-якому місці без очікування вільного оператора.
• автоматизація процесу нагадування про майбутній візит.
• формування бази клієнтів зі збереженням даних про минулі візити та персональних даних.
• можливість додавання онлайн оплати або часткової передплати.
• підвищення якості обслуговування та, відповідно, лояльності клієнтів.
• можливість аналізувати бізнес на основі даних про записи та визначати популярність послуг, ефективність працівників, лояльність клієнтів, прибутковість бізнесу тощо.

Програма для запису клієнтів безкоштовно або за помірною ціною

Програми для запису клієнтів – зручний інструмент, який покращує організацію робочого часу, графіку закладу та позитивно впливає на якість обслуговування. У каталозі MIISOFT ця категорія включає програми українських розробників, які мають функціонал онлайн запису клієнтів як основний, а також більш комплексні сервіси, до яких входить такий функціонал. На нашому сайті наявні програми для запису клієнтів безкоштовно та платні рішення. У платних практично завжди є тестовий період, який дозволить ознайомитися із програмами на практиці та обрати оптимальне рішення для свого бізнесу.