Коли агенція нерухомості вперше обирає CRM, найчастіше дивиться на одну цифру — ціну підписки на місяць. Але підсумковий бюджет майже завжди більший: до нього додаються впровадження, перенесення бази, навчання агентів, база об’єктів і сайт. У цій статті розбираємо, як формується ціна CRM для ріелторів, які витрати легко пропустити і як за 15 хвилин порахувати реальний бюджет для команди з 5 людей.
Моделі оплати CRM: за користувача, пакетом чи разово
Перше, що варто з’ясувати, — як саме постачальник рахує гроші. Від цього залежить, скільки агенція платитиме, коли команда зростатиме або скорочуватиметься.
Оплата за користувача на місяць. Найпоширеніша модель для хмарних CRM. Кожен агент — окремий акаунт з фіксованою ціною. Плюс у тому, що можна додавати людей по одному і платити рівно за тих, хто працює. Мінус — при великій команді сума росте лінійно, якщо немає знижок за обсяг.
Пакети для команд. Постачальник продає набір акаунтів, наприклад на 5 або 10 людей, за ціною нижчою, ніж окремі акаунти разом. Це вигідно, якщо команда стабільна. Але варто уточнити, що буде, коли вам потрібно 6 акаунтів, а пакет розрахований на 5, і чи можна доплатити за одного агента без переходу на дорожчий тариф.
Разова ліцензія або власна розробка. Агенція один раз платить за програму чи замовляє систему під себе. На перший погляд це економія на щомісячних платежах. На практиці доведеться окремо платити за сервер, оновлення, виправлення помилок і доопрацювання. Для невеликої агенції ця модель рідко буває дешевшою за підписку.
Що входить у реальну вартість, крім підписки
Ціна на сторінці тарифів — лише частина витрат. Ось що варто врахувати заздалегідь.
Впровадження і налаштування. Хтось має створити воронки, етапи угод, права доступу, шаблони презентацій. Одні постачальники роблять це безкоштовно, інші — за окрему плату, треті залишають агенцію наодинці з інструкцією.
Перенесення бази. У багатьох агенціях клієнти й об’єкти живуть у таблицях, месенджерах і блокнотах агентів. Перенести їх у CRM — це або години роботи когось із команди, або платна послуга.
Навчання агентів. Навіть проста система потребує кількох днів, щоб агенти почали нею користуватися щодня. Якщо CRM складна, витрати часу ростуть, а частина команди тихо повертається до старих звичок.
База об’єктів. CRM допомагає вести клієнтів і угоди, але об’єкти потрібно звідкись брати. Якщо база об’єктів — окремий сервіс, агенція платить за два продукти, а агенти витрачають час на ручне перенесення фото й описів між ними.
Інтеграція з порталами. Публікація реклами на сайтах оголошень напряму з CRM економить агентам час щотижня. Варто уточнити, чи входить ця функція в тариф, чи підключається окремо.
Сайт агенції. Деякі CRM дають сайт з автоматичним оновленням об’єктів, інші — ні. Якщо сайт доведеться замовляти окремо, це ще одна стаття витрат і ручне оновлення.
Як порахувати бюджет на CRM для команди з 5 ріелторів
Щоб порівнювати різні системи чесно, рахуйте не ціну тарифу, а повну вартість першого року. Підійде проста формула:
Бюджет на рік = (кількість агентів × ціна за акаунт + база об’єктів + доплати за модулі) × 12 + разові витрати на впровадження.
Розберімо на умовному прикладі агенції з 5 ріелторів:
- 1. Порахуйте щомісячну підписку: 5 акаунтів × ціна за акаунт. Якщо є пакет на 5 людей, візьміть ціну пакета.
- 2. Додайте базу об’єктів, якщо вона продається окремо, і всі модулі, без яких команда не працюватиме: інтеграцію з порталами, телефонію, сайт.
- 3. Помножте суму на 12 місяців.
- 4. Додайте разові витрати: налаштування, перенесення бази, навчання.
- 5. Окремо запишіть, скільки годин команди піде на запуск. Цей час теж коштує грошей, навіть якщо його немає в рахунку.
Такий розрахунок часто показує, що система з дешевшою підпискою виходить дорожчою, бо в ній за все необхідне треба доплачувати.
Коли CRM окупається
Для агенції нерухомості окупність рахується простіше, ніж для більшості бізнесів: достатньо порівняти вартість системи з комісією з однієї угоди.
Припустімо, агенція платить за CRM кілька тисяч гривень на місяць, а середня комісія з угоди в рази більша. Тоді система окупається, якщо завдяки їй агенція не втрачає хоча б одного клієнта на кілька місяців. Типові причини таких втрат — забутий повторний дзвінок, покупець, якого «тримав у голові» агент, що звільнився, або об’єкт, про який колега дізнався надто пізно.
Друге джерело окупності — час. Якщо агент перестає вручну збирати підбірки в месенджері й переносити фото між сайтами, у нього звільняються години на покази й переговори.
Третє — контроль. Директор бачить, на якому етапі кожен покупець і скільки клієнтів веде кожен агент. Це дозволяє вчасно перерозподілити клієнтів і не залежати від пам’яті окремих людей.
8 питань постачальнику CRM перед оплатою
Перед тим як придбати підписку, задайте постачальнику обраної системи ці питання. Відповіді на них зекономлять гроші й нерви.
- 1. Ціна рахується за кожного користувача чи пакетом? Чи є мінімальна кількість акаунтів?
- 2. Що входить у тариф, а за що потрібно доплачувати окремо?
- 3. Чи є в системі база об’єктів, чи її треба підключати окремо?
- 4. Чи можна вивантажувати рекламу на портали прямо з CRM?
- 5. Хто налаштовує систему і переносить базу, і скільки це коштує?
- 6. Чи бачить директор роботу кожного агента і на якому етапі кожен клієнт?
- 7. Чи є безкоштовний пробний період, щоб попрацювати з реальними клієнтами?
- 8. Що станеться з даними агенції, якщо ви вирішите відмовитися від системи?
Приклад розрахунку: CRM Leads Estate для 5 ріелторів
Щоб показати, як ці принципи працюють на практиці, розглянемо тарифи CRM Leads Estate. Ціни взято з офіційної сторінки тарифів станом на 4 листопада 2026 року.
CRM оплачується за кожен акаунт — 250 грн на місяць, без мінімальної кількості. База об’єктів нерухомості м2 продається окремо або разом із CRM: для команди від 5 людей діє пакет за 2 600 грн на місяць.
| Що підключає агенція з 5 ріелторів | Ціна на місяць |
|---|---|
| Тільки CRM | 1 250 грн |
| Тільки база об’єктів м2 | 2 600 грн |
| CRM і база м2 разом | 3 850 грн |
У ціну CRM входять робота з покупцями по етапах, підбірки об’єктів однією презентацією з відміткою, що сподобалось клієнту, експорт реклами на портали, календар переглядів і звіти по агентах для директора. Агенції, яка підключає від 3 акаунтів CRM, надається безкоштовний сайт з експортом об’єктів із бази.
Повна вартість першого року за формулою вище для такої команди — 3 850 × 12 = 46 200 грн плюс разові витрати на запуск, якщо вони знадобляться.
Висновки
Ціна підписки — лише відправна точка. Щоб порівняти CRM для агенції нерухомості чесно, рахуйте повну вартість першого року: акаунти, базу об’єктів, модулі, впровадження і час команди.
Звертайте увагу на модель оплати: оплата за кожного агента зручна для команд, які ростуть, а пакети вигідні для стабільних команд.
Перед оплатою поставте постачальнику 8 питань із чекліста вище, особливо про доплати, базу об’єктів і пробний період.
І найголовніше: для агенції CRM окупається вже тоді, коли допомагає не втратити хоча б одну угоду. Тому обирайте систему, якою агенти справді користуватимуться щодня, а не ту, що найдешевша на папері.
Автор: команда Leads Estate
