ERP системи

Що таке ERP система та навіщо вона потрібна

ERP система – це програмне забезпечення для автоматизації бізнес-процесів підприємства з акцентом на бухгалтерському, виробничому та кадровому обліку. Пояснення закладене у назву ERP: розшифрування означає Enterprise Resource Planning – планування ресурсів підприємства. Під цими ресурсами маються на увазі людські ресурси, сировина, вироби та фінанси. Сумісний контроль цих аспектів є особливо важливим для ефективного ведення бізнесу, оскільки всі вони є тісно пов’язаними між собою.

ERP програма може мати галузеве спрямування. Найбільш розповсюдженими є: 

• ERP система для виробництва; 
• ERP система для агросектору; 
• ERP система для будівництва; 
• ERP система для торгівлі; 
• ERP система для IT-послуг тощо.

ERP-системи збирають дані із різних відділів у загальну базу для використання керівниками та менеджерами. Вони допомагають розподіляти фінансові та кадрові ресурси з найбільшою ефективністю, відстежувати стан бізнесу, контролювати витрати та доходи та будувати правильні стратегії для розвитку компанії.

Функції та складові ERP системи

Основний функціонал, який має кожна ERP-система, – це облік основних адміністративних та операційних аспектів ведення діяльності підприємства. Це включає облік фінансів, бухгалтерії, виробництва, складу, кадрів, закупівель, продажів, постачальників та клієнтів.

ERP система для малого бізнесу та великих підприємств має можливість ведення фінансового обліку. Це означає повноцінний контроль руху коштів: прибуток від продажів, борги та витрати (розрахунки із постачальниками, оплата праці, комунальні платежі, обслуговування обладнання, операційні витрати). Часто доступна мультивалютність та додаткові можливості, такі як планування та календарі платежів.

Облік виробництва включає роботу із технологічними картками та маршрутами, контролем наявності матеріалів, плануванням серійного чи індивідуального виробництва, розрахунок потреби у сировині, облік витраченого часу та ресурсів та формування відповідних документів та звітів.

ERP платформа зазвичай має облік складу. Його функціонал включає автоматизацію оприбуткування та списання матеріалів чи виробів при їх отриманні від постачальника, використанні чи продажі. Доступний облік за назвами, категоріями, партіями, серіями, датою виготовлення чи термінами придатності тощо. ERP система для виробництва має можливість не лише поштучного обліку, а й у грамах або кілограмах чи інших одиницях виміру. Часто є можливість встановити мінімальне значення залишків, при яких система сповістить про необхідність зробити замовлення до постачальника та розрахує потрібну кількість матеріалів для закупівлі.

Робота з кадрами в ERP для виробництва та інших галузей означає контроль робочого графіка, виконаної роботи або фактично відпрацьованого часу. На основі цих даних можна автоматизувати підрахунок та виплату зарплати з урахуванням лікарняних, відпускних, премій або штрафів. Часто можлива постановка задач та листування для покращення взаємодії всередині колективу.

Для роботи з постачальниками та клієнтами ERP системи пропонують збереження інформації про взаємодію з кожним контрагентом та документів про розрахунки. Деякі системи дозволяють інтегрувати дані від постачальників для розрахунку вартості закупівлі або собівартості товару або виробу.

ERP-системи також допомагають вести облік продажів та замовлень. Це включає повний шлях товару чи послуги: приймання замовлення, обробка (виготовлення), приймання оплати, відправлення замовлення до клієнта. Вся потрібна документація формується усередині системи, дані про статус замовлення відображуються у дашборді чи картці замовлення, а продані товари віднімаються зі складу. Таким чином одразу декілька складових ERP системи залучені у комплексі для автоматизації продажу.

Важливою для ERP платформи є робота із документами та звітністю. Тому таке програмне забезпечення часто має модуль бухгалтерії для формування та збереження внутрішніх та зовнішніх документів. А формування звітів, своєю чергою, значно покращує ведення прозорої діяльності та зменшує ризик некоректних підрахунків.

ERP системи обов’язково мають можливість створення статистичних даних із наочним відображенням. Аналіз руху фінансів, ефективності працівників, популярності товарів, прибутковості, витрат та інших показників є критично важливим для оцінки роботи підприємства та корегування стратегії ведення діяльності. 

Інтеграції в ERP-системах

ERP-системи зазвичай є комплексними та враховують потреби підприємств різних напрямків та розмірів. Тому до їх складу часто входять модулі, притаманні іншим програмам: облік складу, CRM, бухгалтерія, облік виробництва тощо. Тому найпопулярніша інтеграція або модуль – CRM, що доповнює функціонал ERP та забезпечує покращення обслуговування клієнтів.

Для комунікації з клієнтами часто також впроваджують інтеграції з віртуальними АТС, службами розсилок та маркетинговими інструментами різного типу: програми лояльності, сервіси збору відгуків, збір усіх джерел комунікації в єдину систему тощо.

Додаткові інтеграції систем ERP: ecommerce платформи, маркетплейси, служби доставки, системи електронного документообігу. Часто наявні інструменти для формування документації та звітності за різними показниками, відділами, працівниками, товарами тощо.

Переваги ERP для малого  бізнесу та великих підприємств

Використання ERP-систем сприяє ефективному функціонуванню та розвитку бізнесу. Такі програми допомагають покращити робочі процеси та прибутковість підприємства завдяки ряду переваг:

• зменшення простоїв та помилок, спричинених людським фактором, загубленими документами або невідповідністю у фінансових показниках;
• зниження адміністративного навантаження на персонал;
• централізоване управління головними робочими процесами на підприємстві;
• скорочення витрат часу на управлінські задачі;
• автоматизація роботи із документами та звітністю;
•  оптимізація складу завдяки постійному контролю за залишками та прорахунку потреб;
• комплексне покращення контролю над персоналом та фінансами.

Одна комплексна ERP система може замінити декілька менших сервісів та знизити навантаження на працівників, покращити рівень обслуговування клієнтів та навести лад у документах та процесах компанії.

Найкращі ERP системи в Україні

ERP система – це комплексне рішення для будь-якого бізнесу, спрямоване на розвиток та підвищення ефективності бізнесу. У каталозі MIISOFT є широкий вибір як універсальних, так і спеціалізованих програм з адаптацією під конкретні галузі. Обирайте найкращі ERP системи відповідно до потреб вашого бізнесу серед широкого асортименту програмного забезпечення від українських розробників.