Програми для складського обліку

Програма для складського обліку (WMS): що це та навіщо вона потрібна 

Програма для складського обліку – це програмне забезпечення, спрямоване на комплексну автоматизацію ведення обліку складу. Функціонал таких програмних рішень передбачає облік наявних товарів, рівня залишків, списань та постачань, додавання та віднімання позицій у результаті операцій (купівля, надходження, повернення), проведення інвентаризацій, рух запасів та контроль залишків. Впровадження такого ПЗ помітно полегшує роботу зі складом. Використання програми обліку складу знижує навантаження на працівників, економить час, покращує логістику, дозволяє уникнути помилок та надає актуальну інформацію про залишки у реальному часі.

Можливості програм для складського обліку

Програма для ведення складу має доволі спеціалізований функціонал. Але при цьому таке ПЗ є універсальним, оскільки можуть використовуватися бізнесом будь-якого розміру та спрямованості. Базова можливість такої програми – ведення обліку кожної позиції на складі. Це включає детальний контроль усіх процесів руху товарів: отримання товару від постачальника, переміщення між складами, продаж, бронювання та списання, формування вартості тощо. Для зручності та швидкості роботи більшість таких програм для складського обліку товарів підтримує роботу зі сканерами штрих-кодів, пошук товарів за артикулом, назвою, кодом або іншими параметрами. Часто можливий облік декількох складів та переміщення товарів між ними. Деякі програмні рішення також пропонують контроль логістики: планування маршрутів, маркування зон зберігання, відстежування розташування товарів у реальному часі.

Для підвищення ефективності контролю залишків програма складського обліку також може мати функцію роботи з ваговим обладнанням, синхронізацію даних із касовим апаратом або відповідним програмним забезпеченням, оновлення залишків у реальному часі та створення звітності. Можливий облік за партіями, серійними номерами, штрихкодами. Також трапляються програми із окремим обліком зіпсованих, бракованих або втрачених товарів та контроль термінів придатності. Деякі, більш просунуті програми для обліку товарів, аналізують рух товару та створюють нагадування про майбутні закупівлі (з налаштуванням мінімального та максимального рівня залишків), коли товар закінчується, розраховують потребу певних товарів на основі минулих даних, та оцінюють рентабельність товарів та груп, визначаючи позиції, які більше або менше цікавлять ваших покупців. Сучасна програма для управління складом має інструменти прогнозування на основі руху товарів. Це дозволяє планувати замовлення до постачальників та коригувати асортимент залежно від інтересів покупців.

На основі даних про прибуття товару та його продаж програма для складського обліку також може формувати супровідну документацію. Це можуть бути накладні, акти, договори, звіти, чеки тощо. Окрім документів такі програми часто пропонують також генерацію та друк штрих-кодів, QR-кодів, прайс-листів та цінників. Для систем обліку складу важлива наявність мобільного додатку. Це спрощує процес роботи з кодами, оскільки дає можливість сканувати їх через смартфон та оперативно проводити інвентаризацію, перевірку та пошук потрібного товару. Також у багатьох програмах є налаштування прав доступу для працівників. Це популярна функція, але у випадку із програмами складського обліку вона має особливе значення. Це дозволяє контролювати доступ персоналу до важливих даних про товари, замовлення, документи або фінанси, таким чином перешкоджаючи можливому шахрайству з боку працівників.

Ще однією функцією програм обліку товарів є формування звітів. Це покращує управлінський облік та дозволяє бачити реальну ситуацію на складі, його прибутковість та ефективність роботи, попит на товари та приймати обґрунтовані рішення для розвитку бізнесу.

Інтеграції у програмі для обліку складу

Програми для складського обліку часто пропонують багато інтеграцій. Їх використання дозволяє розширити функціонал програми та вести облік підприємства в одній системі. Наприклад, інтеграція з Новою Поштою, УкрПоштою чи іншими службами доставки необхідна програмі для ведення складського обліку інтернет магазину для автоматичного формування замовлення на товар, відправлення та формування відповідної документації. 

CRM та ERP системи зазвичай мають вбудовані системи обліку складу. Це означає прямий зв’язок з іншими робочими процесами: облік витрат матеріалів на виробництві, використання розхідних матеріалів під час надання послуг, ведення обліку не лише поштучно, а й по грамах, мілілітрах, порціях тощо.

Програма для торгівлі та складського обліку поєднує у собі властивості ПЗ для продажів та контролю товарів. Це необхідно для точного визначення позицій, які є в наявності та їх автоматичного списання під час продажу. Для цього важлива синхронізація з актуальними даними складу. Відповідно, також з’являється можливість автоматично міняти статус на “не в наявності”, “очікується”, “знятий з виробництва”, або зазначення числового значення даного товару на складі.

Переваги використання програм для обліку товарів

Складська програма є ефективним інструментом для контролю складу. Перевагами їх використання є:

• зменшення помилок через людський фактор або нечесність працівників.
• отримання актуальних даних про наявність та залишки, що означає запобігання дефіцитам, простоям або надлишкам.
• автоматизація та планування замовлень у постачальників.
• зниження витрат часу та залучення працівників на проведення інвентаризації.
• проведення переобліку без зупинки робочого процесу.
• прискорення процесу пошуку товару та обробки замовлень.
• аналіз попиту на товари для покращення стратегії ведення діяльності.

Це означає також оптимізацію витрат, покращення ефективності роботи складу та підвищення рівня обслуговування.